GDPR

Privatlivspolitik for Snoldelev Gymnastik Forening
25. februar 2019

Snoldelev Gymnastik Forenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger til sikring af en fair og gen-nemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til opfyldelse af foreningens idrætsformål. Vi sletter oplysninger, når de ikke længe-re er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Snoldelev Gymnastik Forening er dataansvarlig.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Formand Jonas Peytz og kasserer Vagn Pedersen.
Adresse: Snoldelev Bygade 21, Snoldelev, 4621 Gadstrup
CVR: 29718350
Telefonnummer: Jonas Peytz 28141796 og Vagn Pedersen 91557036.
Mail: jonaspeytz@hotmail.com eller vagnmarinus@gmail.com
Website: www.sgf-jiujitsu.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger :
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
Ved tilmelding til eksterne kurser indhentes konkret de oplysninger, der er nødvendige.
- Fortrolige oplysninger: Vi har oplysninger om enkelte medlemmers kroniske sygdomme når det kan have betydning for træning og for-tæring i foreningens regi.

2) Oplysninger om ledere og trænere:
- Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o Personnummer til brug ved indhentelse af børneattester.
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneat-test
o Disse oplysninger opbevares for et år ad gangen, så vi kan do-kumentere at vi overholder lovgivningen krav til indhentelse af børneattester.

Vi indsamler kun oplysningerne fra medlemmer (deres forældrer), og ikke andre steder.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du evt. har bestilt hos os efter konkret af-tale
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af relationer til os


Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejnings-reglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillin-ger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktivi-teter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i for-bindelse med idrætsaktivitet.
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan mod-tage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplys-ninger også i en periode efter udmeldelse af foreningen.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år be-handles oplysninger om forældrene.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun samtykke, når det i sjældne tilfæl-de er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter samtykke, er det frivilligt. Et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagel-se og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til id-rætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behand-ler personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over-ensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsop-lysninger i op til 5 år efter kalenderårets udløb.
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare personoplysninger i en periode fra ophøret og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsop-lysninger i op til 5 år efter kalenderårets udløb.
Lønnede ledere og trænere:
Vi opbevarer personoplysninger i en periode fra ophøret af og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Medlemmernes rettigheder
Der er en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Alle kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende sig til os. Vores kontaktoplysninger findes øverst.
Hvis man f.eks. henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet per-sonoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Man kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Da-tatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Snoldelev Gymnastik Forening 25. februar 2019